Ulkopuolinen sähköpostitilanteemme ei ole hallinnassa — 2022

Valokuvaaja Eylul Aslan. Viime kuussa, kun vuosi oli työskennellyt pandemian kanssa hyvin vähän lomapäiviä ja varmasti ei ylellisiä matkoja , Pidin viikon tauon. Koettu uupumus oli voimakasta ja tiesin, että minun on asetettava tiukat rajat työhön liittyvässä viestinnässä. Asetin omani Löysä tilakuvake pienelle palmuille ja jopa poistin sovelluksen puhelimestani kokonaan, jotta en näkisi, lähettäisikö joku minulle viestin, jonka tiesin houkuttelevan tarkistamaan sen. Se oli tarpeeksi yksinkertaista, mutta sitten tuli aika käsitellä työelämäni todellinen vitsaus: sähköposti.MainosTein automaattisen poissaolon vastauksen, joka ilmoitti selvästi, kuinka kauan olisin poissa, ja loisti ylpeydestä itsevarmuudestani. Laskin jalkani alas ja suojelen järkeäni pitkän vuoden jälkeen, kun tuijotin kuolleita silmiä viestiin toisensa jälkeen, joka alkoi 'Toivottavasti tämä sähköposti löytää sinut hyvin' pieneltä väliaikaiselta kotipöydältäni, kun maailma mureni ympärillämme. Mutta se ei ollut niin yksinkertaista. Rento tila, jonka vihdoin pystyin saavuttamaan viikon ajattelematta jättämisen jälkeen, rikkoutui nopeasti, kun avasin Gmailin paluupäivänä. Miksi? Koska minulla oli 1400 lukematonta sähköpostia. Ensimmäinen vaistoni oli itkeä. Toinen oli sulkea kannettava tietokoneeni ja heittää se ulos ikkunasta metroradoille aivan asuntoni ulkopuolella. Kolmas oli yksinkertaisesti poistaa kaikki muistiinpanot postilaatikostani ja julistaa sähköpostin konkurssi. Tämä viimeinen strategia säästää varmasti aikaa ja henkistä kärsimystä. Mutta oliko se huomaamatonta niille, jotka olivat tavoittaneet? Entä jos unohdin jotain todella tärkeää? Lopulta käytin aikaa loman aikana saamieni sähköpostien lukemiseen. Se kesti ikuisesti ja oli henkisesti rasittavaa, ja minun on sanottava, että postilaatikossani ei todellakaan ollut mitään, mikä aiheuttaisi katastrofaalisia seurauksia, jos olisin unohtanut sen. Suurin osa sähköposteista ei edes vaatinut vastausta. Harjoitus tuntui sekä turhalta että tuskalliselta, mikä sai minut miettimään: Ehkä tulevaisuudessa minun pitäisi ehkä heti poistaa kaikki lomalla saamani sähköpostit. Jos säätäisin hieman toimistoni ulkopuolista vastaustani ja pyytäisin niitä, joilla on tärkeitä viestejä, seurattakoon paluupäivääni, minun ei enää koskaan tarvitsisi selata sähköpostiviestiä, kuten joku hämmentynyt 21. vuosisadan etsijä, jonka surullinen versio kullasta on olennaista tietoa siitä, miten he voivat hoitaa kapitalistiset tehtävänsä tehokkaammin.MainosKun olin keksinyt lomani jälkeisen postilaatikon konkurssistrategian, päätin hakea asiantuntijan sähköpostin ahdistuksesta nähdäkseni, hyväksyivätkö he tämän reitin. Otin yhteyttä Jocelyn K. Glei, kirjoittaja Peruuta tilaus: Kuinka tappaa sähköpostin ahdistus, välttää häiriötekijät ja saada aito työ valmiiksi ja Cal Newport, kirjoittaja Maailma ilman sähköpostia: työn uudelleenkäsittely viestinnän ylikuormituksen aikakaudella . Mutta tässä on kysymys ihmisistä, jotka kirjoittavat kokonaisia ​​kirjoja sähköpostin tuhoamismahdollisuuksista: He ovat erittäin hyviä sivuuttamaan sähköpostit. Ehkä heidän vastaamattomuutensa oli vastaukseni, että minun on vain poistettava kaikki sähköpostini lomalta palattuani. Silti minusta tuntui, että tarvitsin jonkun, joka todella allekirjoittaisi lähestymistavan. Lopuksi pystyin puhumaan tohtori Alice Boyesin kanssa Ahdistuneisuuden työkalupakki: Strategioita mielen hienosäätämiseksi ja jumissa olevien pisteiden ohittamiseksi ja tuleva Stressitön tuottavuus: henkilökohtainen työkalupakki, josta tulee tehokkain ja luova itsesi . Tohtori Boyesin mukaan strategian, jota käytät sähköposteihisi, kun otat vapaa-ajan, pitäisi riippua tavasta, jolla käytät sähköpostia päivittäiseen työhösi. 'Luulen, että se todella johtuu: Mikä on ydintehtäväsi? Onko viestintä ydintehtäväsi? hän kertoo minulle puhelimessa. Jos työskentelet esimerkiksi viestinnässä tai suhdetoiminnassa, tohtori Boyes selittää, että luultavasti ei ole tarkoituksenmukaista tai käytännöllistä asettaa postilaatikkosi nollaan, kun kirjaudut sisään lomasi jälkeen. Hänellä on kuitenkin muita strategioita, jotka voivat auttaa sähköpostin ylikuormittamisessa.MainosKerroin 1400 sähköposti -ongelmastani tohtori Boyesille ja kerroin hänelle, että valtaosa saamistani viesteistä ei ansainnut suoraa vastausta minulta. Hän ehdotti, että tässä tapauksessa voisin tehdä säännön, jonka mukaan poistan automaattisesti sähköpostit, joita ei ole osoitettu suoraan minulle. Tämä tarkoittaa mainossähköpostiviestejä, vastausviestejä ja yhä suosittuja näkyvyyttä lisääviä kopioita. Tietysti niiden löytäminen saattaa vaatia aiheiden rivejen skannaamista tai haun tekemistä Gmailissa, mutta se on paljon parempi kuin jokaisen yksittäisen viestin lukeminen, eikö? Olin laivalla. Toinen loistava tapa tohtori Boyesilla torjua sähköpostin väsymistä itselleen on kaksi erilaista sähköpostitiliä. Tiedän nyt, mitä ajattelet: kuinka enemmän tarkistettavia postilaatikoita voi tehdä elämästä vähemmän stressaavaa? Yksi tohtori Boyesin sähköpostiosoitteista on julkisempi; se on yksi, jonka kuka tahansa voisi löytää, ja se toimii yleisviestinä tuntemattomien ihmisten viesteille-esimerkiksi kenellekään, jonka kanssa hän ei ole aiemmin työskennellyt, tai roskapostia. Hän antaa toisen osoitteensa valikoivammin vain niille, joiden kanssa hän työskentelee aktiivisesti tai jolla on olemassa henkilökohtainen tai ammatillinen suhde. Sähköpostien suodattaminen tällä tavalla lievittää paineita, jotka joutuvat lukemaan yleisöpostilaatikkoon saapuvia viestejä tai vastaamaan niihin. Lisäksi hän voi soveltaa unelmieni käytäntöä sivuuttaa sähköpostit kokonaan, kun hän tarvitsee. 'Minusta tämä järjestelmä, joka minulla on, toimii varsin hyvin', tohtori Boyes sanoo. `` Kaikki, mitä tuossa sähköpostissa tulee ihmisiltä, ​​joita en tunne, voin periaatteessa jättää huomiotta. '' Useiden sähköpostiosoitteiden lähestymistapa avaa sinut menetetyille mahdollisuuksille, hän huomauttaa. (Vaikka sanonkin, että hänen julkiseen sähköpostiosoitteeseensa otin yhteyttä haastattelun ajoittamiseksi, ja hän otti yhteyttä minuun 10 tunnin kuluessa). Mutta riippuen siitä, kuka olet ja missä olet urallasi, viestien kadottamisen riski voi olla sen arvoista. Tässä on todellakin kohdennettava kunnianhimo henkisesti hyvinvointiimme.MainosMitä tulee loman jälkeisen sähköpostin kasaamisen aiheuttaman stressin poistamiseen, tohtori Boyes sanoo, että todellinen ongelma on se, että automaattinen poissaolovastaus on tullut täysin merkityksettömäksi erityisesti amerikkalaisten keskuudessa. Näyttää siltä, ​​että suunnilleen tähän aikaan joka vuosi Twitter on täynnä meemejä, joissa verrataan tapaa, jolla eurooppalaiset laativat poissaolonsa-'Olen lomalla syyskuuhun asti. Älä odota vastausta - tapaan, jolla amerikkalaiset käyttävät omaansa - 'olen sairaalassa, jossa on hätäleikkaus, joten minä saattaa olla hitaammin
ZX-GROD
vastata.'

Eurooppalaiset ovat poissa toimistosta kuin 'En tule töihin vasta 18. syyskuuta. Kaikki sähköpostit poistetaan automaattisesti. '

Amerikkalaiset: 'Olen sairaalassa. Sähköpostivastaukset voivat viivästyä jopa 30 minuuttia. Anteeksi häiriö! Jos kiireellistä, tavoita minut päivystyksessä osoitteessa ... '



- Leanna Orr (@LeannaO) 10. heinäkuuta 2020

Euroopan ulkopuoliset toimistot: Olen kesällä leirillä. Sähköposti uudelleen syyskuussa

Amerikkalaiset toimistojen ulkopuolella: Olen poistunut toimistolta kahden tunnin ajan menemään munuaisleikkaukseen, mutta voit tavoittaa minut matkapuhelimessani milloin tahansa

- Samuel Pollen (@samuel_pollen) 30. huhtikuuta 2021
Kuten sanoin, olin varsin tyytyväinen itseeni, koska en sisällyttänyt 'hitaampaa vastausta' äskettäiseen virkaani. Olin tarkoituksella avoin, etten aio tarkistaa sähköpostiani lomalla ollessani. Mutta valitettavasti tapa, jolla kulttuurimme suhtautuu näihin muistiinpanoihin, tekee sanavalinnasta hieman merkityksetöntä. `` Yksi asia, jonka olen huomannut, on, että et koskaan tiedä, onko toimiston ulkopuolella oleva automaattinen vastaus todellinen vai väärennös '', tohtori Boyse sanoo. Ei ole harvinaista saada automaattinen vastaus ja sitten pian sen jälkeen saada todellinen vastaus sähköpostitse lähettämältäsi henkilöltä. `` Luulen, että ihmiset aikovat tehdä tiettyjä pieniä asioita lomallaan, kuten vastata sähköposteihin, jotka vaativat vain nopeita vastauksia, mutta sitten se lisää ja lisää tehtäviä hiipii '', tohtori Boyse sanoo. 'Kun avaat oven tälle tavaralle, kaikki on enemmän kuin odotit, ja se todella vetää sinut pois lomatilasta.' Tämä puolestaan ​​vääristää odotuksia kaikille osapuolille. -Luulen, että kukaan ei enää luota toimiston ulkopuolisiin vastauksiin. Kun ihmiset saavat ne, he ajattelevat: 'Voi, se tarkoittaa vain sitä, että se kestää ehkä muutaman tunnin tai henkilö todennäköisesti vastaa minulle tänä iltana eikä työpäivänä', sen sijaan, että ihmiset luulevat, että se todella tarkoittaa, että he ovat en aio kuulla takaisin viikkoon. ' Joten kuinka voimme paeta tätä valheellista toimiston ulkopuolista sähköpostihelvettiä, jossa elämme? Koska tämä on kulttuurikysymys, en usko, että siihen on olemassa yksinkertaista vastausta etenkään nuoremmissa tehtävissä. Mutta jos pystyt itse antamaan toimistosi ulkopuolella olevan vastauksesi olla ainoa ammatillisen viestinnän linja lomallasi, se voi vaikuttaa enemmän kuin vain omaan mielenterveyteesi. 'Yritä mallintaa sitä muille ihmisille. Vaikka et voisi tehdä sitä itsellesi, tee se muiden ihmisten puolesta, jotta muut ihmiset eivät tunne sitä painetta. ' Mitä enemmän kunnioitamme toimiston ulkopuolisia vastauksia ja annamme heidän puhua, sitä lähempänä voimme päästä eräänä päivänä elämään yhteiskunnassa, jossa 'valitse kaikki> roskakori' on ensimmäinen helppo askel takaisin töihin rentouttavan loman jälkeen.